Digitalización y automatización de procesos.

La automatización de procesos que conllevan documentos en papel y en consecuencia tareas mecánicas que no aportan valor a la empresa, es una excelente práctica. Pensemos un momento en nuestra empresa, en trámites o el resultado de una transacción que realizamos en otras empresas, … ¿por qué sigue predominando el papel en muchas empresas? Para que tengáis un ejemplo, hasta el 70% de todo el procesamiento de facturas a nivel mundial sigue siendo papel (fuente: Payments Journal).

A medida que una empresa crece, aumenta la cantidad de documentos en papel que hay que procesar y las tareas manuales que esto conlleva, convirtiéndose en una tarea costosa, que no aporta valor, que requiere mucho tiempo y propensa a errores.

En las empresas queremos que nuestros trabajadores aporten el mayor valor posible y se dediquen a tareas que lo hagan posible. Por ello, resulta absurdo que los trabajadores de una organización dediquen tiempo regularmente a tareas mecánicas y periódicas, como copiar datos de los documentos de papel a los diferentes programas de la empresa (programas de gestión, de facturación, contabilidad, …). En algunos casos, estas tareas se delegan al personal administrativo, pero continúan siendo tareas costosa en tiempo y dinero, que no aportan valor y propensas a errores. ¿por qué no adoptar soluciones progresivas de digitalización y automatización de procesos? Estas nos permitirán ahorrar costes y que los trabajadores se dediquen a lo que verdaderamente aporta valor o pueda marcar la diferencia de la empresa respecto la competencia..

Resulta fácil escribirlo, pero las empresas se encuentran con barreras en la digitalización y automatización de facturas.

• Normalmente en una empresa conviven diferentes softwares de diferentes fabricantes, no compatibles y que ellos te ofrecen diferentes soluciones propias. O softwares especializados que cubren diferentes partes pero no abarcan el 100% de los requerimientos.

Es por eso que empresas como la nuestra se dedican a realizar desarrollo de software a medida para integrar diferentes soluciones o crear la funcionalidad o funcionalidades extras para que el software abarque el 100% de los requerimientos. Al ser soluciones a medida y no de fabricantes, se adaptan por completo a las necesidades de la empresa, son escalables y pueden evolucionar en el tiempo, ya que estas se desarrollan con leguajes de programación como Java, .Net, Angular, …

• El precio de las tecnologías, aunque con las soluciones SAAS ha disminuido, continua siendo elevado y en muchas empresas lo ven a corto plazo como un gasto y no como una inversión.

Si hacemos simples cálculos, con diferentes variables podemos ver que la digitalización de procesos implica una disminución de costes. Vamos pensar un caso que nuestra empresa conoce muy de cerca, ya que hemos ayudado en el desarrollo de todo el proceso: Recepción y conciliación de facturas. Aquí tenemos diferentes actores que intervienen si trabajamos con documentos de papel: factura, albaranes, programa de contabilidad y los empleados.

Según estudios si digitalizamos las facturas podemos reducir el costes de la facturación a la mitad. Con papel tenemos el coste de: impresión (y todo lo que conlleva, tienta, impresoras, papel, mantenimiento), la gestión del papel, la introducción de los datos al programa de contabilidad (tiempo), la conciliación manual de albaranes con facturas (tiempo). Podéis hacer números y ver que si tenemos una cantidad de 10 al mes el coste es pequeño, pero imaginaros que sean más de 100 diarias y con picos en determinadas épocas del año. ¿Cuánto personal, papel, impresoras, consumibles y espacio, necesitamos para realizar este proceso?

Desde nuestra empresa, hemos desarrollado un software con Java y angular, que  integra una aplicación a medida desarrollada en .Net y el programa de contabilid, desde aplicación en .Net, obtenemos los albaranes digitales y conciliamos con las facturas recibidas (de manera digital o en diferentes formatos (pdf, jpg) que digitalizamos con un OCR), enviando directamente todas las facturas conciliadas a el programa de contabilidad. En este escenario, no importa si se envían 100 o 200 diarias, de lunes a domingo, cada día el sistema las procesará todas. Este proceso no es 100% automático ya que en caso de no poder conciliar facturas hay una intervención manual, pero ya se verifica mucha información (ahorrando tiempo a los empleados) y dependiendo del resultado se envía la incidencia a la persona responsable automáticamente para que se subsane. Por nuestra experiencia, al cabo de unos meses de tener el sistema implantado, más del 60% acaban conciliando manualmente y un 15% de las facturas son por errores de los proveedores, con lo que no intervienen los empleados. En un 75% de los casos no existe ninguna intervención por parte de los empleados.

Para tener número mas concretos, explicaremos un caso real, Economitza y su central de compras, con ellos hemos realizado un proceso de digitalizacion de facturas de los proveedores de una importante cadena hotelera española.

• La plataforma de Economiza, gestiona de forma 100% digital los pedidos de la cadena hotelera.

• Un conciliador, desarrollado por Economitza y Nosotros, recibe las facturas de forma digital o en formato pdf, se concilian con el pedido y se envían directamente al programa contable, por su contabilización y pago.

En esta plataforma, se está realizando una introducción progresiva de los proveedores, pero en el último año el sistema ha procesado de forma automática más de 22.000 facturas. De estas 22.000 facturas, el 98,63% se han conciliado automáticamente y sólo un 1,37% ha requerido una actuación manual. Es decir, más de 21.000 facturas se han procesado de forma automática.

El sistema diseñado por Economitza, nosotros y RC Associats, nuestro socio tecnológico internacional , trabaja 24*7, es flexible, (capaz de soportar los picos de trabajar en las temporadas altas) y se puede integrar con diferentes tipos de software de contabilidad.

En este caso los errores de introducción manual de datos no existen, desaparecen. El procesamiento de facturas en manual puede ser un proceso muy lento y aburrido para los empleados. El exceso de trabajo de introducción de datos puede causar también problemas físicos y psicológicos  (fatiga visual, estrés, …).

La automatización, al contrario, ha demostrado mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados. Permite que los empleados se centren en tareas más significativas y valiosas y ofrece una gratificación instantánea del trabajo diario.

Hemos ayudado a muchas empresa a digitalizar parte de sus procesos con desarrollos a medida, realizando integraciones o funcionalidades adicionales a sus programas. Algunos ejemplos son: inventarios, agendas de citas conectadas al programa core, procesos de recobros, digitalización de descuentos (QR) conectado a máquinas de venta, digitalización de albaranes, conciliación de facturas, controles horarios, … todo esto desarrollado en Java, .Net y Angular.