Digitalització i automatització de processos.

L’automatització de processos que comporten documents en paper i en conseqüència tasques mecàniques que no aporten valor a l’empresa, és una pràctica excel·lent. Pensem un moment a la nostra empresa, en tràmits o el resultat d’una transacció que fem en altres empreses, … per què segueix predominant el paper a moltes empreses? Perquè en tingueu un exemple, fins al 70% de tot el processament de factures a nivell mundial continua sent paper (font: Payments Journal).

A mesura que una empresa creix, augmenta la quantitat de documents en paper que cal processar i les tasques manuals que això comporta, esdevenint una tasca costosa, que no aporta valor, que requereix molt de temps i propensa a errors.

A les empreses volem que els nostres treballadors aportin el màxim valor possible i es dediquin a tasques que ho facin possible. Per això, és absurd que els treballadors d’una organització dediquin temps regularment a tasques mecàniques i periòdiques, com ara copiar dades dels documents de paper als diferents programes de l’empresa (programes de gestió, de facturació, comptabilitat, …). En alguns casos, aquestes tasques es deleguen al personal administratiu, però continuen sent tasques costosa en temps i diners, que no aporten valor i propenses a errors. Per què no adoptar solucions progressives de digitalització i automatització de processos? Aquestes ens permetran estalviar costos i que els treballadors es dediquin a allò que veritablement aporta valor o pugui marcar la diferència de l’empresa respecte de la competència.

Resulta fàcil escriure’l, però les empreses es troben amb barreres en la digitalització i l’automatització de factures.

Normalment en una empresa hi conviuen diferents programaris de diferents fabricants, no compatibles i que ells t’ofereixen diferents solucions pròpies. O programaris especialitzats que cobreixen diferents parts però no abasten el 100% dels requeriments.

És per això que empreses com la nostra es dediquen a realitzar desenvolupament de programari a mida per integrar diferents solucions o crear la funcionalitat o funcionalitats extres perquè el programari abasti el 100% dels requeriments. Com que són solucions a mida i no de fabricants, s’adapten per complet a les necessitats de l’empresa, són escalables i poden evolucionar en el temps, ja que aquestes es desenvolupen amb lleguatges de programació com Java, .Net, Angular, …

El preu de les tecnologies, encara que amb les solucions SAAS ha disminuït, continua sent elevat i en moltes empreses el veuen a curt termini com a despesa i no com a inversió.

Si fem simples càlculs, amb diverses variables podem veure que la digitalització de processos implica una disminució de costos. Pensem un cas que la nostra empresa coneix molt de prop, ja que hem ajudat al desenvolupament de tot el procés: Recepció i conciliació de factures. Aquí tenim diferents actors que intervenen si treballem amb documents de paper: factura, albarans, programa de comptabilitat i empleats.

Segons estudis si digitalitzem les factures podem reduir els costos de la facturació a la meitat Amb paper tenim el cost de: impressió (i tot allò que comporta, tempta, impressores, paper, manteniment), la gestió del paper, la introducció de les dades al programa de comptabilitat (temps), la conciliació manual d’albarans amb factures ( temps). Podeu fer números i veure que si tenim una quantitat de 10 al mes el cost és petit, però imagineu-vos que siguin més de 100 diàries i amb pics en determinades èpoques de l’any. Quant personal, paper, impressores, consumibles i espai, necessitem per fer aquest procés?

Des de la nostra empresa, hem desenvolupat un programari amb Java i angular, que integra una aplicació a mida desenvolupada a .Net i el programa de comptabilitat, des d’aplicació a .Net, obtenim els albarans digitals i conciliem amb les factures rebudes (de manera digital o en diferents formats (pdf, jpg) que digitalitzem amb un OCR), enviant directament totes les factures conciliades al programa de comptabilitat. En aquest escenari, tant se val si s’envien 100 o 200 diàries, de dilluns a diumenge, cada dia el sistema les processarà totes. Aquest procés no és 100% automàtic ja que en cas de no poder conciliar factures hi ha una intervenció manual, però ja es verifica molta informació (estalviant temps als empleats) i depenent del resultat s’envia la incidència a la persona responsable automàticament perquè es subsane. Per la nostra experiència, al cap d’uns mesos de tenir el sistema implantat, més del 60% acaben conciliant manualment i un 15% de les factures són per errors dels proveïdors, de manera que no hi intervenen els empleats. En un 75% dels casos no hi ha cap intervenció per part dels empleats.

Per tenir nombre més concrets, explicarem un cas real, Economitza i la seva central de compres, amb ells hem realitzat un procés de digitalització de factures dels proveïdors duna important cadena hotelera espanyola.

La plataforma d’Economitza gestiona de forma 100% digital les comandes de la cadena hotelera.
Un conciliador, desenvolupat per Economitza i Nosaltres, rep les factures de forma digital o en format pdf, es concilien amb la comanda i s’envien directament al programa comptable, per comptabilitzar-lo i pagar-lo.

En aquesta plataforma, se està realitzant una introducció progressiva dels proveïdors, però en l’últim any el sistema ha processat de forma automàtica més de 22.000 factures. D’ aquestes 22.000 factures, el 98,63% s?han conciliat automàticament i només un 1,37% ha requerit una actuació manual. És a dir, més de 21.000 factures s’han processat automàticament.

El sistema dissenyat per Economitza, nosaltres i RC Associats, el nostre soci tecnològic internacional, treballa 24*7, és flexible, (capaç de suportar els pics de treballar a les temporades altes) i es pot integrar amb diferents tipus de programari de comptabilitat.

En aquest cas els errors dintroducció manual de dades no existeixen, desapareixen. El processament de factures en manual pot ser un procés molt lent i avorrit pels empleats. L’excés de treball d’introducció de dades també pot causar problemes físics i psicològics (fatiga visual, estrès, …).

L’automatització, ben al contrari, ha demostrat millorar la satisfacció i el compromís dels empleats. Permite que los empleados se centren en tareas más significativas y valiosas y ofrece una gratificación instantánea del trabajo diario.

Hem ajudat moltes empreses a digitalitzar part dels seus processos amb desenvolupaments a mida, realitzant integracions o funcionalitats addicionals als seus programes. Alguns exemples són: inventaris, agendes de cites connectades al programa core, processos de recobraments, digitalització de descomptes (QR) connectat a màquines de venda, digitalització d’albarans, conciliació de factures, controls horaris, … tot això desenvolupat a Java, .Net i Angular.

Programa per a la digitalizació Kit Digital.

Et podem ajudar en serveis com aquest: